Zoom Meeting è una piattaforma web di comunicazione che permette diverse funzioni; il suo utilizzo consente di effettuare: videoconferenze, chat, video webinar e telefonate. Ma no è tutto: su Zoom Meeting sono disponibili molte altre funzioni.
In seguito all’epidemia mondiale dovuta al COVID-19 molte delle abitudini che avevamo prima sono profondamente cambiate: viaggiare è diventato più complesso, si cerca di limitare al minimo gli incontri e non fanno eccezione le riunioni e corsi; tutto questo ha avuto un forte impatto sull’economia, quindi, è stato indispensabile trovare metodi di comunicazione alternativi.
Zoom Meeting si pone tra i migliori sistemi di videoconferenza ed in genere di comunicazione online. Ci ha permesso di sostituire in maniera ottimale la mancanza di contatti diretti ed anzi ci ha messo nella condizione di apprezzarne la comodità; è vero che incontrarsi di persona dà altre sensazioni, però è altrettanto vero che molte riunioni a cui abbiamo partecipato potevano essere rimpiazzate da una videochiamata o da una videoconferenza.
Come organizzare una riunione
L’utilizzo di questa piattaforma è molto semplice ed intuitivo; è disponibile direttamente da Google Chrome oppure con applicazione dedicata fruibile su PC, tablet e smartphone ed è facilissimo accedervi poiché è sufficiente una connessione al web, ma ecco come usare zoom per organizzare meeting.
Indipendentemente da come venga adoperato, Zoom Meeting ci darà un’interfaccia simile sia che lo usiamo direttamente da pagina web, sia dall’applicazione.
Nella sezione riguardante le riunioni potremo trovarci davanti a due scenari: il primo dove noi saremo invitati al meeting, la seconda dove saremo noi ad organizzare l’incontro.
Nel primo caso l’accesso è estremamente semplice e diretto: riceveremo una comunicazione via e-mail con l’invito, dove verranno indicati data ed orari della riunione e poi potremo automaticamente inserire l’appuntamento nel nostro calendario digitale, qualsiasi sia il suo formato. A questo punto non potremo dimenticare l’impegno ed alla data ed orario impostati verremo allertati: basterà un click per accedere al meeting.
Qualora fossimo noi gli organizzatori, la procedura è leggermente più articolata ma nulla di complesso.
Il primo passo è decidere se si tratta di un incontro da fare immediatamente oppure se va pianificato.
Se dobbiamo iniziare subito sarà sufficiente entrare nella sessione Nuovo Incontro ed entreremo direttamente in comunicazione: a questo punto basterà invitare istantaneamente da una lista di contatti già presente nell’applicazione oppure inserendo gli indirizzi e-mail di chi vogliamo partecipi; potremo inoltre inviare il link al meeting attraverso qualsiasi altro sistema di comunicazione utilizzato abitualmente. A questo punto ammettiamo alla riunione i partecipanti e la discussione può iniziare.
Se il meeting va pianificato, la procedura è simile fatta eccezione la disponibilità di diverse opzioni quali:
– dare un titolo all’incontro;
– la possibilità di avere degli incontri ricorrenti con scadenze regolari;
– ovviamente l’impostazione di data, ora e durata;
– l’individuazione del fuso orario, utile per riunioni internazionali;
– la possibilità di scegliere una password di accesso;
– scegliere se ci sarà o meno l’utilizzo del video con diverse opzioni per l’organizzatore e gli ospiti;
– infine, la scelta del tipo di calendario su cui appuntare l’impegno.
Una volta selezionate le nostre scelte, confermando la pianificazione della riunione, automaticamente entreremo nella nostra posta elettronica dove troveremo l’invito già pronto per essere spedito, con tutte le informazioni necessarie per accedere al meeting: sarà sufficiente inserire gli indirizzi e-mail dei partecipanti da invitare ed inviarlo.
Zoom Meeting – durante la riunione
Come pianificato è il giorno e l’ora della riunione: a questo punto gli invitati potranno accedere al meeting.
Durante la riunione ci sono diverse funzioni disponibili, alcune gestibili da tutti, altre solamente dall’organizzatore o da che viene autorizzato dallo stesso, citiamo alcuni esempi:
– tutti possono abilitare o meno il proprio microfono e la propria telecamera anche separatamente;
– l’organizzatore potrà silenziare tutti o i singoli partecipanti;
– l’organizzatore o chi viene autorizzato potrà condividere lo schermo del proprio computer: in questa maniera, al pari di una lavagna, si potrà visionare assieme qualsiasi tipo di documento.
In pratica la riunione risulta essere come se fosse in presenza.
In conclusione, Zoom Meeting è uno strumento di cui, dopo averlo utilizzato la prima volta, non potremo più fare a meno; oltre a riunioni, può essere impiegato per videocorsi ed anche per la didattica a distanza che viene largamente utilizzata in questi periodi.
Sicuramente è una piattaforma da consigliare: l’apprendimento delle sue funzioni è molto semplice ed intuitivo, quindi adatta anche a chi ha meno confidenza con il computer inoltre c’è la possibilità di gestire l’applicazione su diversi strumenti di comunicazione.